NDIS 服务商文件复核
NDIS 审计文件清单：服务商内部资料复核指南
根据官方审计范围复核政策、员工资料、参与者文件、投诉与事件记录，并明确责任人、缺口和下一步。
NDIS 服务商审计并没有一份适用于所有机构的统一文件清单。NDIS Commission 发出的 Initial scope of audit 会列明审计类型、registration groups、服务交付方式、适用的 NDIS Practice Standards，以及需要交给 Approved Quality Auditor 的资料。
这份中文指南帮助团队把官方范围转换成内部文件、责任人、复核日期和跟进行动。它只提供一般运营支持，不判断审计范围、符合性、注册状态或审计结果。
先确认审计路径和官方范围
| 审计路径 | 官方起点 | 内部文件动作 |
|---|---|---|
| Verification audit | 通常适用于较低风险或较低复杂度的支持，以文件桌面审查为主 | 根据 Initial scope 和当前 verification 文件指引建立 evidence index |
| Certification audit | 适用于较高风险或较复杂的支持，可涉及文件、员工、参与者和实际做法 | 把 Core module 和适用 supplementary modules 对应到本地记录与责任人 |
| Mid-term audit | 适用于许多已完成 certification audit 的服务商，通常在注册期第 18 个月前完成最终报告 | 向 Approved Quality Auditor 确认时间、治理范围及以往 corrective action 项目 |
| Condition 或 out-of-cycle audit | 触发原因和范围取决于 Commission 的条件或注册变更 | 使用具体通知和 auditor request，不要只依赖通用清单 |
复核文件前先收集六项资料
- 当前 Initial scope of audit 或 Commission 提供的其他书面范围。
- 服务商当前 registration groups 和 service delivery types。
- 本次适用的 Core、verification 或 supplementary Practice Standards。
- Approved Quality Auditor 的资料要求、时间表和安全传输方式。
- 上一份 audit report 及仍未关闭的 corrective action plan（如适用）。
- 本地 evidence index：记录文件类别、系统位置、责任人、复核日期和访问边界。
把标准主题对应到文件类别
| 复核范围 | 可查找的记录 | 向本地责任人确认 |
|---|---|---|
| 治理与风险 | 责任图、风险流程、业务连续性计划、改进行动 | 当前责任人是否清楚，未完成行动如何跟进？ |
| 员工资料 | 岗位、screening、相关资格、入职、培训和督导记录 | 记录是否对应员工目前执行的岗位与支持？ |
| 参与者与服务交付 | service agreement、support plan、同意或沟通记录、case/progress notes | 授权员工能否找到当前资料，并连接到机构批准的服务流程？ |
| 投诉 | 接收、确认、行动、结果和参与者沟通记录 | 能否从接收到结案追踪同一事项，同时避免复制敏感资料？ |
| 事件 | incident record、即时处理、决定路径、通知与后续行动 | 是否能看出发生了什么、采取了什么行动、由谁跟进？ |
| 补充模块 | 模块专用程序、员工能力、参与者 safeguards 与复核证据 | 团队是否只复核官方 scope 中实际列出的模块？ |
先抽小样本，不要一次翻完所有文件
先选择能代表实际业务的小样本，例如一份当前参与者文件、一份员工文件、一项投诉或事件流程，以及一项改进行动。若 auditor 已提供抽样方式，应优先按其要求执行。
记录已经找到什么、缺少什么、受控记录位置、责任人和下一次复核日期。不要倒填日期，也不要为没有发生的工作补造证据；应如实记录缺口和后续行动。
不要把参与者资料、员工文件、投诉、事件或审计证据上传到机构未批准的 AI 工具。metadata-only evidence index 可以指向受控来源，而不复制敏感内容。
CaresLink 模板只能作为结构起点
NDIS Case Note Template、Incident Report Form、Care Plan Review Template 和 Staff Shift Handover Form 可帮助团队检查字段和文件结构。它们不是官方审计表，也不能决定审计结果。使用前应按机构自己的系统、支持类型、注册范围、隐私控制和复核流程调整。
常见问题
Verification audit 和 certification audit 有什么区别？
Verification 通常适用于较低风险或较低复杂度的支持，以所需文件的桌面审查为主。Certification 适用于较高风险或较复杂的支持，并可包括文件、访谈、参与者意见和实际做法。服务商自己的 Initial scope of audit 才是最终起点。
Mid-term audit 什么时候完成？
NDIS Commission 表示，许多完成 certification audit 的服务商通常需要在注册期第 18 个月前完成最终 mid-term audit report，但存在例外，应确认本机构自己的时间和范围。
每次支持服务后都必须写 progress note 吗？
本页不设定统一频率。记录时间和字段取决于支持内容、参与者情况、service agreement、机构程序、系统、证据需要及专业指引。
网上模板能证明服务商符合 NDIS Practice Standards 吗？
不能。模板只能帮助组织信息，不能决定符合性或审计结果。独立质量审计只能由 Approved Quality Auditor 执行，注册决定由 NDIS Commission 作出。
这是一份完整的 NDIS 审计文件清单吗？
不是。请使用当前 Initial scope of audit、适用 Practice Standards、Commission 指引和 auditor request。本页只是一份内部文件映射工具，不构成法律、合规、审计、注册或专业建议。