NDIS 服務商文件複核
NDIS 審計文件清單：服務商內部資料複核指南
根據官方審計範圍複核政策、員工資料、參與者文件、投訴與事件記錄，並明確責任人、缺口和下一步。
NDIS 服務商審計並沒有一份適用於所有機構的統一文件清單。NDIS Commission 發出的 Initial scope of audit 會列明審計類型、registration groups、服務交付方式、適用的 NDIS Practice Standards，以及需要交給 Approved Quality Auditor 的資料。
這份繁體中文指南協助團隊把官方範圍轉換成內部文件、責任人、複核日期和跟進行動。它只提供一般營運支援，不判斷審計範圍、符合性、註冊狀態或審計結果。
先確認審計路徑和官方範圍
| 審計路徑 | 官方起點 | 內部文件行動 |
|---|---|---|
| Verification audit | 通常適用於較低風險或較低複雜度的支援，以文件桌面審查為主 | 根據 Initial scope 和目前 verification 文件指引建立 evidence index |
| Certification audit | 適用於較高風險或較複雜的支援，可涉及文件、員工、參與者和實際做法 | 把 Core module 和適用 supplementary modules 對應到本地記錄與責任人 |
| Mid-term audit | 適用於許多已完成 certification audit 的服務商，通常在註冊期第 18 個月前完成最終報告 | 向 Approved Quality Auditor 確認時間、治理範圍及以往 corrective action 項目 |
| Condition 或 out-of-cycle audit | 觸發原因和範圍取決於 Commission 的條件或註冊變更 | 使用具體通知和 auditor request，不要只依賴通用清單 |
複核文件前先收集六項資料
- 目前 Initial scope of audit 或 Commission 提供的其他書面範圍。
- 服務商目前 registration groups 和 service delivery types。
- 本次適用的 Core、verification 或 supplementary Practice Standards。
- Approved Quality Auditor 的資料要求、時間表和安全傳輸方式。
- 上一份 audit report 及仍未關閉的 corrective action plan（如適用）。
- 本地 evidence index：記錄文件類別、系統位置、責任人、複核日期和存取邊界。
把標準主題對應到文件類別
| 複核範圍 | 可查找的記錄 | 向本地責任人確認 |
|---|---|---|
| 治理與風險 | 責任圖、風險流程、業務連續性計劃、改進行動 | 目前責任人是否清楚，未完成行動如何跟進？ |
| 員工資料 | 職位、screening、相關資格、入職、培訓和督導記錄 | 記錄是否對應員工目前執行的職位與支援？ |
| 參與者與服務交付 | service agreement、support plan、同意或溝通記錄、case/progress notes | 獲授權員工能否找到目前資料，並連接到機構批准的服務流程？ |
| 投訴 | 接收、確認、行動、結果和參與者溝通記錄 | 能否從接收到結案追蹤同一事項，同時避免複製敏感資料？ |
| 事件 | incident record、即時處理、決定路徑、通知與後續行動 | 是否能看出發生了甚麼、採取了甚麼行動、由誰跟進？ |
| 補充模組 | 模組專用程序、員工能力、參與者 safeguards 與複核證據 | 團隊是否只複核官方 scope 中實際列出的模組？ |
先抽小樣本，不要一次翻完所有文件
先選擇能代表實際業務的小樣本，例如一份目前參與者文件、一份員工文件、一項投訴或事件流程，以及一項改進行動。若 auditor 已提供抽樣方式，應優先按其要求執行。
記錄已找到甚麼、缺少甚麼、受控記錄位置、責任人和下一次複核日期。不要倒填日期，也不要為沒有發生的工作補造證據；應如實記錄缺口和後續行動。
不要把參與者資料、員工文件、投訴、事件或審計證據上傳到機構未批准的 AI 工具。metadata-only evidence index 可以指向受控來源，而不複製敏感內容。
CaresLink 模板只能作為結構起點
NDIS Case Note Template、Incident Report Form、Care Plan Review Template 和 Staff Shift Handover Form 可協助團隊檢查欄位和文件結構。它們不是官方審計表，也不能決定審計結果。使用前應按機構自己的系統、支援類型、註冊範圍、私隱控制和複核流程調整。
常見問題
Verification audit 和 certification audit 有甚麼分別？
Verification 通常適用於較低風險或較低複雜度的支援，以所需文件的桌面審查為主。Certification 適用於較高風險或較複雜的支援，並可包括文件、訪談、參與者意見和實際做法。服務商自己的 Initial scope of audit 才是最終起點。
Mid-term audit 何時完成？
NDIS Commission 表示，許多完成 certification audit 的服務商通常需要在註冊期第 18 個月前完成最終 mid-term audit report，但存在例外，應確認本機構自己的時間和範圍。
每次支援服務後都必須寫 progress note 嗎？
本頁不設定統一頻率。記錄時間和欄位取決於支援內容、參與者情況、service agreement、機構程序、系統、證據需要及專業指引。
網上模板能證明服務商符合 NDIS Practice Standards 嗎？
不能。模板只能協助組織資料，不能決定符合性或審計結果。獨立品質審計只能由 Approved Quality Auditor 執行，註冊決定由 NDIS Commission 作出。
這是一份完整的 NDIS 審計文件清單嗎？
不是。請使用目前 Initial scope of audit、適用 Practice Standards、Commission 指引和 auditor request。本頁只是一份內部文件映射工具，不構成法律、合規、審計、註冊或專業建議。